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2014年1月 首頁 > 企業(yè)內(nèi)刊

學(xué)會郵件合并 忙碌的只有打印機(jī)

作者:大連項目公司 柴春苗

概述

郵件合并是WORD提供的一項功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能。它包括一個WORD主文檔,含有固定的文字模板和格式,還包括一個EXCEL工作表,含有那些變化的各種數(shù)據(jù),然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的EXCEL中的信息,合成后的完整文檔可以保存,可以打印,也可以以郵件的形式發(fā)出去。

操作流程

1.建立一個主文檔。主文檔就是前面說的固定不變的信件內(nèi)容。如:[  ]先生/女士:您于[  ]年[  ]月[  ]日認(rèn)購了[  ]號房屋,已付[  ]元,剩余欠款[  ]元,請您……[  ]中每個客戶的信息內(nèi)容是不同的,這就需要一個含有這些數(shù)據(jù)的EXCEL數(shù)據(jù)表,也就是第二步。

使用郵件合并之前先建立主文檔,是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并;另一方面是主文檔的建立,為EXCEL數(shù)據(jù)表的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路,我們才知道EXCEL數(shù)據(jù)表需要準(zhǔn)備哪些信息。

2.建立EXCEL數(shù)據(jù)表。按照第一步主文檔的內(nèi)容,可以清楚地知道我們所要建立的EXCEL數(shù)據(jù)表,應(yīng)該包含客戶的姓名、認(rèn)購日期、認(rèn)購房號、已付房款、剩余欠款等信息,只要從臺賬中抽出這幾列數(shù)據(jù)組成EXCEL數(shù)據(jù)表即可。

3.把EXCEL數(shù)據(jù)表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后,就可以將EXCEL數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了,一一對應(yīng)地插入到主文檔的[  ]中。表格中每行一個客戶,有多少行,決定著主文檔生成的份數(shù),也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照郵件合并向?qū)?span id="9nxv9p9" class="fs">”一步一步進(jìn)行,可以直接選擇完成并打印,使用非常輕松容易。隨便抽出幾張文檔檢查,客戶信息、認(rèn)購日期、認(rèn)購房號、已付房款、剩余欠款等所有信息保證都是準(zhǔn)確的。

執(zhí)行效果

掌握了郵件合并,可以準(zhǔn)確、快捷、高效地幫我們完成很多的工作,極大地提高工作效率。

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