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手機搖一搖,輕松預訂會議室

作者:集團信息管理中心

以前

場景一:會議室真的很難訂。下周一安排了和供應商交流會,小李周四一早就來到公司,顧不上吃飯,就到前臺排隊等著訂會議室,在小李前面已經有3個人在等著了。8點鐘,前臺MM來了,拿出會議室登記本,依次登記,等輪到小李一看,下周一的會議室已經訂完了,真是欲哭無淚,只好再到別的樓層排隊碰運氣。

場景二:一般人我不告訴他。領導臨時要開一個碰頭會,吩咐小李找個會議室,小李樓上樓下跑了幾圈,汗流浹背,問候了所有前臺美女,時間過了半個小時,還是沒有找到會議室,只好求助于會議室預訂達人帥哥小王,小王拿起電話:

張美女,21層有空會議室嗎?沒有。

劉美女,22層有會議室嗎?都用著。

陳美女,23層有會議室嗎?等等啊,我幫你看看領導還開會不。

1分鐘后,2會領導會議取消了,你來用吧,我給你留著。

謝天謝地,終于找到會議室了,暗暗發誓,一定要想辦法和前臺MM搞好關系。

改變

根據集團領導全面實現信息化管理的工作要求,會議室預訂系統作為一個重要的信息化項目列入研發計劃,我很榮幸接到了這項任務。要做就做最好是每一個萬達人做事的態度,既然要做,我們就要做最好用的會議室預訂系統,我們不僅要能在電腦上預訂會議室,我們還能在手機上預訂;不僅在公司能預訂會議室,在家里、上班路上、任何地方也都能預訂會議室。

項目開始之初,項目小組參觀了幾個兄弟公司,吸收他們的經驗和教訓;與行政部領導、前臺會議室管理員、各部門員工溝通交流,從不同的用戶角度聽取他們對會議室預訂系統的需求,特別是集團行政部領導,多次和我們一起進行需求和方案的討論,從會議室使用和管理的角度提出了許多有益的建議;在信息管理中心內部廣發英雄帖,有相關經驗的同事也紛紛獻計獻策。綜合各方需求和建議,我們確定了會議室管理系統的初步方案。

集團信息中心總經理朱戰備和行政部總經理姜國洲多次聽取匯報,并作出了一些方向性的指示:

本樓層的人員應該可以優先使用本樓層的會議室……

需要有一定的管理手段,保證會議室有效使用……

對違規使用會議室人員,需要有一定處罰措施,督促他們合理使用會議室資源……

操作方式要讓用戶使用起來更方便,用戶的體驗是最重要的……

細節決定成敗,信息管理中心副總經理羅震全程關注和指導,要求項目組對每一個細節仔細推敲,每一項功能、頁面每一種配色、每一處文字的字體及大小、每一個按鈕的位置、每一個提示信息都反復進行優化調整。經過項目組全體人員的努力,萬達集團會議室預訂系統于10月份開始正式在集團上線使用,憑借技術先進性、使用的方便性、功能的完備性,會議室預訂系統很快在全集團得到推廣,獲得了一致好評。

會議室預訂系統的宣傳口號:搖一搖,輕松預訂;掃一掃,快速簽到。

現在

場景一:訂會議室就是這么簡單。下周一要和供應商交流,小李周四早上來到公司,坐在餐廳,悠閑地吃著早餐,看到8點會議室預訂開放時間到了,邊吃肉餅邊打開手機,1分鐘后,成功預訂了下周一的會議室。

場景二:領導自己搖。領導臨時安排一個碰頭會,吩咐小李找個會議室,小李不慌不忙,拿出手機,輕輕一搖,馬上找到一個會議室并成功預訂,領導一看,行了,以后不用你找會議室了,我自己搖吧。

會議室預訂系統讓所有人隨時看到每個會議室的使用情況,方便用戶在會議室空閑時及時使用,極大地提高了會議室的使用效率,根據我們對10月份會議室使用效率的統計,以每個工作日8個小時有效工作時間基數計算,集團會議室的使用效率高達83%。根據我們的抽樣調查,會議室預訂系統上線前,每個員工平均每周花費在找會議室的時間至少在15分鐘以上,按照集團1000名員工計算,每周15000分鐘,每月超過60000分鐘,相當于5個人一個月的工作量。不算不知道,一算嚇一跳,小小會議室預訂系統至少能為集團節省5個人力的工作量,按照集團員工的平均工資計算,每年上百萬。

會議室預訂系統上線前,每層的會議室管理員每天必須早上8點前來到公司,為大家預訂會議室,每天有約一半的時間忙于接聽找會議室的電話,安排協調會議室的使用,會議室預訂系統上線后,除了處理一些特殊需求外,基本不再為會議室管理花費太多的時間,可以有更多的時間來處理領導交辦的其他工作。

對來萬達的訪客來說,會議室預訂系統是他們首先有機會接觸到的信息系統,毫不夸張地說,會議室預訂系統在一定程度上代表了企業的IT形象。當一個合作伙伴的人員來公司交流,看到我們搖一搖預訂會議室、掃一掃進行簽到,對我們的會議室預訂系統給予很高的評價時,作為萬達人,我驕傲;作為萬達信息人,我更自豪。會議室預訂系統集團總部成功運用后,下一步將向所有下屬公司推廣,以切實提高整個集團的行政辦公效率。

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