以前
場(chǎng)景一：會(huì)議室真的很難訂。下周一安排了和供應(yīng)商交流會(huì)，小李周四一早就來(lái)到公司，顧不上吃飯，就到前臺(tái)排隊(duì)等著訂會(huì)議室，在小李前面已經(jīng)有3個(gè)人在等著了。8點(diǎn)鐘，前臺(tái)MM來(lái)了，拿出會(huì)議室登記本，依次登記，等輪到小李一看，下周一的會(huì)議室已經(jīng)訂完了，真是欲哭無(wú)淚，只好再到別的樓層排隊(duì)碰運(yùn)氣。
場(chǎng)景二：一般人我不告訴他。領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)要開(kāi)一個(gè)碰頭會(huì)，吩咐小李找個(gè)會(huì)議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問(wèn)候了所有前臺(tái)美女，時(shí)間過(guò)了半個(gè)小時(shí)，還是沒(méi)有找到會(huì)議室，只好求助于“會(huì)議室預(yù)訂達(dá)人”帥哥小王，小王拿起電話：
“張美女，21層有空會(huì)議室嗎？”“沒(méi)有。”
“劉美女，22層有會(huì)議室嗎？”“都用著。”
“陳美女，23層有會(huì)議室嗎？”“等等啊，我?guī)湍憧纯搭I(lǐng)導(dǎo)還開(kāi)會(huì)不。”
1分鐘后，“2會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議取消了，你來(lái)用吧，我給你留著。”
謝天謝地，終于找到會(huì)議室了，暗暗發(fā)誓，一定要想辦法和前臺(tái)MM搞好關(guān)系。
改變
根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)“全面實(shí)現(xiàn)信息化管理”的工作要求，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)作為一個(gè)重要的信息化項(xiàng)目列入研發(fā)計(jì)劃，我很榮幸接到了這項(xiàng)任務(wù)。“要做就做最好”是每一個(gè)萬(wàn)達(dá)人做事的態(tài)度，既然要做，我們就要做最好用的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，我們不僅要能在電腦上預(yù)訂會(huì)議室，我們還能在手機(jī)上預(yù)訂；不僅在公司能預(yù)訂會(huì)議室，在家里、上班路上、任何地方也都能預(yù)訂會(huì)議室。
項(xiàng)目開(kāi)始之初，項(xiàng)目小組參觀了幾個(gè)兄弟公司，吸收他們的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；與行政部領(lǐng)導(dǎo)、前臺(tái)會(huì)議室管理員、各部門員工溝通交流，從不同的用戶角度聽(tīng)取他們對(duì)會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)的需求，特別是集團(tuán)行政部領(lǐng)導(dǎo)，多次和我們一起進(jìn)行需求和方案的討論，從會(huì)議室使用和管理的角度提出了許多有益的建議；在信息管理中心內(nèi)部廣發(fā)英雄帖，有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的同事也紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。綜合各方需求和建議，我們確定了會(huì)議室管理系統(tǒng)的初步方案。
集團(tuán)信息中心總經(jīng)理朱戰(zhàn)備和行政部總經(jīng)理姜國(guó)洲多次聽(tīng)取匯報(bào)，并作出了一些方向性的指示：
“本樓層的人員應(yīng)該可以優(yōu)先使用本樓層的會(huì)議室……”
“需要有一定的管理手段，保證會(huì)議室有效使用……”
“對(duì)違規(guī)使用會(huì)議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會(huì)議室資源……”
“操作方式要讓用戶使用起來(lái)更方便，用戶的體驗(yàn)是最重要的……”
“細(xì)節(jié)決定成敗”，信息管理中心副總經(jīng)理羅震全程關(guān)注和指導(dǎo)，要求項(xiàng)目組對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)仔細(xì)推敲，每一項(xiàng)功能、頁(yè)面每一種配色、每一處文字的字體及大小、每一個(gè)按鈕的位置、每一個(gè)提示信息都反復(fù)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組全體人員的努力，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)于10月份開(kāi)始正式在集團(tuán)上線使用，憑借技術(shù)先進(jìn)性、使用的方便性、功能的完備性，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)很快在全集團(tuán)得到推廣，獲得了一致好評(píng)。
會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)的宣傳口號(hào)：“搖一搖，輕松預(yù)訂；掃一掃，快速簽到。”
現(xiàn)在
場(chǎng)景一：訂會(huì)議室就是這么簡(jiǎn)單。下周一要和供應(yīng)商交流，小李周四早上來(lái)到公司，坐在餐廳，悠閑地吃著早餐，看到8點(diǎn)會(huì)議室預(yù)訂開(kāi)放時(shí)間到了，邊吃肉餅邊打開(kāi)手機(jī)，1分鐘后，成功預(yù)訂了下周一的會(huì)議室。
場(chǎng)景二：領(lǐng)導(dǎo)自己搖。領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排一個(gè)碰頭會(huì)，吩咐小李找個(gè)會(huì)議室，小李不慌不忙，拿出手機(jī)，輕輕一搖，馬上找到一個(gè)會(huì)議室并成功預(yù)訂，領(lǐng)導(dǎo)一看，行了，以后不用你找會(huì)議室了，我自己搖吧。
會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)讓所有人隨時(shí)看到每個(gè)會(huì)議室的使用情況，方便用戶在會(huì)議室空閑時(shí)及時(shí)使用，極大地提高了會(huì)議室的使用效率，根據(jù)我們對(duì)10月份會(huì)議室使用效率的統(tǒng)計(jì)，以每個(gè)工作日8個(gè)小時(shí)有效工作時(shí)間基數(shù)計(jì)算，集團(tuán)會(huì)議室的使用效率高達(dá)83%。根據(jù)我們的抽樣調(diào)查，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)上線前，每個(gè)員工平均每周花費(fèi)在找會(huì)議室的時(shí)間至少在15分鐘以上，按照集團(tuán)1000名員工計(jì)算，每周15000分鐘，每月超過(guò)60000分鐘，相當(dāng)于5個(gè)人一個(gè)月的工作量。不算不知道，一算嚇一跳，小小會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)至少能為集團(tuán)節(jié)省5個(gè)人力的工作量，按照集團(tuán)員工的平均工資計(jì)算，每年上百萬(wàn)。
會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)上線前，每層的會(huì)議室管理員每天必須早上8點(diǎn)前來(lái)到公司，為大家預(yù)訂會(huì)議室，每天有約一半的時(shí)間忙于接聽(tīng)找會(huì)議室的電話，安排協(xié)調(diào)會(huì)議室的使用，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)上線后，除了處理一些特殊需求外，基本不再為會(huì)議室管理花費(fèi)太多的時(shí)間，可以有更多的時(shí)間來(lái)處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
對(duì)來(lái)萬(wàn)達(dá)的訪客來(lái)說(shuō)，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)是他們首先有機(jī)會(huì)接觸到的信息系統(tǒng)，毫不夸張地說(shuō)，會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)在一定程度上代表了企業(yè)的IT形象。當(dāng)一個(gè)合作伙伴的人員來(lái)公司交流，看到我們搖一搖預(yù)訂會(huì)議室、掃一掃進(jìn)行簽到，對(duì)我們的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)給予很高的評(píng)價(jià)時(shí)，作為萬(wàn)達(dá)人，我驕傲；作為萬(wàn)達(dá)信息人，我更自豪。會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)集團(tuán)總部成功運(yùn)用后，下一步將向所有下屬公司推廣，以切實(shí)提高整個(gè)集團(tuán)的行政辦公效率。