方法概述

我是營銷部的客服人員，每日的主要工作之一是向集團數據組和各部門領導匯報每日現場的銷售情況。我的基礎臺賬和數據都是EXCEL的工作表格，但需要上報的內容或是文字，或是短信，固定的文字模板，只需要更新數據部分的內容。一個一個地復制粘貼，日、周、月、年的數據很多，費時又不能保證準確率，這個時候使用郵件合并就可以準確、快速地完成任務。

郵件合并是WORD提供的一項功能強大的數據管理功能。它包括一個WORD主文檔，含有固定的文字模板和格式，還包括一個EXCEL工作表，含有那些變化的各種數據，然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的EXCEL中的信息，合成后的完整文檔可以保存，可以打印，也可以以郵件的形式發出去。

在我們客服的日常工作中，除了報數據可以運用郵件合并，其他方面也是可以廣泛使用郵件合并的。例如：我們需要給成交的客戶發催款函、入伙通知書等文件。以催款函為例，信件內容都是固定不變的文本，但每個客戶的姓名、認購日期、認購房號、已付房款、剩余欠款等信息是需要一一對應的。打印后手工填寫不正規，對客戶也不夠尊重；從EXCEL臺賬中復制粘貼也是比較容易出錯的，更不用說還要一個一個地打印，如果需要郵寄大量的催款函，這樣我們的工作量是相當巨大的。但使用郵件合并功能，我們按照操作步驟設置好后，忙碌的就只有打印機了。

操作流程

1.建立一個主文檔。主文檔就是前面說的固定不變的信件內容。如：[ ]先生/女士：您于[ ]年[ ]月[ ]日認購了[ ]號房屋，已付[ ]元，剩余欠款[ ]元，請您……[ ]中每個客戶的信息內容是不同的，這就需要一個含有這些數據的EXCEL 數據表，也就是第二步。

使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并；另一方面是主文檔的建立，為EXCEL數據表的建立或選擇提供了標準和思路，我們才知道EXCEL數據表需要準備哪些信息。

2.建立EXCEL數據表。按照第一步主文檔的內容，可以清楚地知道我們所要建立的EXCEL數據表，應該包含客戶的姓名、認購日期、認購房號、已付房款、剩余欠款等信息，只要從臺賬中抽出這幾列數據組成EXCEL數據表即可。

3.把EXCEL數據表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數據表中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，一一對應地插入到主文檔的空白[ ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數， 也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向導”一步一步進行，可以直接選擇完成并打印，使用非常輕松容易。隨便抽出幾張文檔檢查，客戶信息、認購日期、認購房號、已付房款、剩余欠款等所有的信息保證都是準確的。

執行效果

掌握了郵件合并，可以準確、快捷、高效地幫我們完成很多的工作，極大提高了工作效率。